Elektronische Berichterstattung für Microsoft Dynamics 365 F&O

Belgien bewegt sich auf ein Peppol-basiertes Modell zu, das BIS Billing als Standardformat für elektronische Rechnungen verwendet. Für Unternehmen, die Dynamics 365 F&O einsetzen, bedeutet dies, dass der Prozess über die Erstellung eines elektronischen Dokuments hinausgehen muss. Die Rechnung muss im richtigen Format erstellt, über den richtigen Zugangspunkt geleitet und an den richtigen Peppol-Zielort geliefert werden, mit ausreichender Transparenz, um zu bestätigen, dass der Austausch erfolgreich stattgefunden hat.

Mit Lasernet und dem ER-Connector können Unternehmen den Standard FinOps ER-Output verwenden, während Lasernet den gesamten Lieferprozess verwaltet. Dazu gehören das Routing über Peppol, die Unterstützung von API-, FTP- oder SFTP-Verbindungen zu einem Zugangspunkt, die Überprüfung von Lieferregeln und die Aufrechterhaltung eines konsistenten Prozesses über Unternehmen und Kunden hinweg. Das Ergebnis ist ein Peppol-fähiger Workflow, der sich in den allgemeinen F&O-Dokumentenprozess einfügt und nicht zu einem weiteren länderspezifischen Workaround wird.

Das polnische KSeF-Modell führt zu einem technisch anspruchsvolleren E-Invoicing-Verfahren. Rechnungen müssen im FA(3)-Format erstellt und an KSeF, die nationale polnische E-Invoicing-Plattform, übermittelt werden. Die Herausforderung besteht darin, dass der Prozess nicht immer mit der Buchung der Rechnung in Finance & Operations abgeschlossen ist. KSeF sendet nach der Validierung Informationen zurück, darunter auch Daten, die möglicherweise auf dem endgültigen, dem Kunden zugewandten Dokument erscheinen müssen.

Lasernet handhabt dies, indem es den ER Connector und die digitale Gateway-Integration verwendet, um die Rechnung einzureichen, die zurückgegebenen Plattformdaten abzurufen und den Dokumentenprozess fortzusetzen, sobald diese Daten verfügbar sind. Dies ist besonders wichtig für QR-Barcode-Szenarien, bei denen der von KSeF zurückgegebene Barcode zum Zeitpunkt der Buchung nicht verfügbar ist. Lasernet kann das Dokument mit dem erforderlichen QR-Code erneut verarbeiten und verteilen, wodurch komplexe manuelle Schritte überflüssig werden. Dies gibt den F&O-Teams eine praktische Möglichkeit, mit den sich ändernden Anforderungen in Polen umzugehen, während der Prozess kontrolliert, nachvollziehbar und wiederholbar bleibt.

Frankreich führt wieder ein anderes Modell ein, bei dem Formate wie UBL und Factur-X neben den Anforderungen des PDP-Routings stehen. Bei diesem Prozess geht es nicht nur um die Erstellung einer Rechnungsdatei. Es geht auch darum, die Rechnung über die richtige Plattform zu versenden, Bestätigungen zu verwalten und die Statusaktualisierungen zu unterstützen, die über den französischen E-Invoicing-Rahmen zurückkommen.

Lasernet unterstützt dies, indem es Unternehmen hilft, sowohl das Format als auch den Versandweg innerhalb des F&O-Dokumentenprozesses zu verwalten. Standard FinOps ER kann gegebenenfalls verwendet werden, während Lasernet die Handhabung von UBL und Factur-X, die Anreicherung von Dokumenten und die API-basierte Lieferung an einen Zugangspunkt oder PDP unterstützt. Dies gibt Organisationen die Flexibilität, französische Anforderungen zu erfüllen, ohne jeden Teil des Prozesses in Finance & Operations fest zu kodieren. Wenn sich das Modell weiterentwickelt, bietet Lasernet die Routing-, Verteilungs- und Tracking-Ebene, die erforderlich ist, um den Prozess anpassungsfähig zu halten.

In Deutschland gibt es unterschiedliche Anforderungen, wobei sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD eine wichtige Rolle spielen. Einige Kunden benötigen eine strukturierte XML-Rechnung, während andere ein hybrides Dokument benötigen, bei dem die XML-Datei in ein PDF-Dokument eingebettet ist. Auch die Zustellung kann variieren, wobei E-Mail, EDI und Peppol je nach Kunde, Handelsbeziehung und Mandatsszenario relevant sind.

Lasernet hilft Unternehmen, diese Variationen in einem F&O-Prozess zu verwalten. Es kann Kombinationen aus XRechnung, ZUGFeRD und PDF/XML unterstützen und dabei kundenspezifische Regeln für den Versand der einzelnen Dokumente anwenden. Ein Kunde kann XRechnung über Peppol erhalten, ein anderer kann ZUGFeRD per E-Mail erhalten, während ein anderer vielleicht einen anderen genehmigten Kanal benötigt. Lasernet verwaltet diese Auswahl durch vordefinierte Ziele, Formatlogik und Nachverfolgung, so dass Teams mehrere deutsche Rechnungsszenarien unterstützen können, ohne separate manuelle Prozesse für jeden Ausgabetyp zu erstellen.